Hiện nay tỉ lệ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của các cá nhân, tổ chức tại Quận 3 còn thấp. Để nâng cao nhận thức của người dân Chi cục Thuế Quận 3 kính gửi đến Quý độc giả bài viết về lợi ích khi sử dụng và những rủi ro pháp lý khi không sử dụng.
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, khách sạn và nhiều ngành dịch vụ khác. Một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc này là máy tính tiền tích hợp xuất hóa đơn điện tử. Hệ thống này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc khai báo thuế và phòng tránh các rủi ro về pháp lý. Tuy nhiên, việc không tuân thủ các quy định liên quan đến xuất hóa đơn điện tử, chẳng hạn như không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm, có thể dẫn đến các hình thức xử phạt nghiêm trọng. Do đó, sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường niềm tin từ khách hàng.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Nâng cao hiệu quả quản lý: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho phép doanh nghiệp quản lý và theo dõi chính xác mọi giao dịch bán hàng theo thời gian thực, từ đó hạn chế sai sót trong việc ghi nhận doanh thu và hỗ trợ lập báo cáo tài chính một cách nhanh chóng, chính xác.
Tăng cường sự minh bạch và niềm tin: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp các doanh nghiệp minh bạch hơn trong việc ghi nhận doanh thu và thanh toán với khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi mọi giao dịch được công khai, rõ ràng, dễ tra cứu.
Những rủi ro pháp lý khi không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm
Bên cạnh những lợi ích rõ ràng, các doanh nghiệp cũng cần nhận thức đầy đủ về những rủi ro khi không xuất hóa đơn, xuất hóa đơn sai thời điểm, hoặc không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử. Đây là những hành vi có thể dẫn đến các hình thức xử phạt nặng nề từ cơ quan thuế.
1. Rủi ro không xuất hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho khách hàng, bất kể giá trị của hàng hóa hay dịch vụ là bao nhiêu. Nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn khi có giao dịch, sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Hình thức xử phạt:
Phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng đối với hành vi không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Biện pháp khắc phục hậu quả: buộc lập hóa đơn theo quy định và xử phạt các hành vi trốn thuế, kê khai sai tùy trường hợp.Đối với hành vi không xuất hóa đơn với số tiền thuế từ 100 triệu đồng được xác định là hành vi trốn thuế, cơ quan thuế sẽ chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra theo quy định tại Điều 200 Bộ Luật Hình sự.
2. Rủi ro xuất hóa đơn sai thời điểm
Xuất hóa đơn không đúng thời điểm cũng là một trong những lỗi thường gặp của doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành bán lẻ và dịch vụ, nơi số lượng giao dịch lớn và tần suất xuất hóa đơn cao.
Quy định về thời điểm xuất hóa đơn:
Đối với hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn phải được xuất tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hoặc thời điểm thanh toán, tùy theo điều kiện nào đến trước.
Hình thức xử phạt:
Theo quy định tại Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế sẽ bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng.Nếu hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm ảnh hưởng đến việc kê khai thuế hoặc nộp thiếu thuế, doanh nghiệp sẽ phải nộp bù số thuế thiếu, cộng thêm lãi chậm nộp và phạt kê khai sai.
Giải pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý và tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử
Để tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là việc xuất hóa đơn từ máy tính tiền, với các bước sau:
Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Đảm bảo rằng mọi giao dịch bán hàng đều được ghi nhận và xuất hóa đơn ngay lập tức, tránh tình trạng không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm.Đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử tuân thủ đúng chuẩn: Đảm bảo phần mềm quản lý hóa đơn điện tử và máy tính tiền tương thích với hệ thống của cơ quan thuế, gửi hóa đơn đúng định dạng và đúng thời gian quy định.Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên hiểu rõ quy trình xuất hóa đơn, nhận thức được các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và các rủi ro khi vi phạm.Thường xuyên kiểm tra, rà soát: Doanh nghiệp cần có bộ phận kiểm soát nội bộ hoặc hợp tác với các đơn vị dịch vụ kế toán thuế để kiểm tra, rà soát thường xuyên việc tuân thủ quy định về hóa đơn, nhằm phát hiện và khắc phục các sai sót kịp thời.
Việc tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, đặc biệt là sử hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tăng cường hiệu quả quản lý và nâng cao uy tín với khách hàng. Doanh nghiệp cần nhận thức đầy đủ về trách nhiệm của mình trong việc xuất hóa đơn đúng quy định để tránh các hình thức xử phạt không đáng có, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Nếu có vướng mắc hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ:
Số điện thoại: 028 3934 9001 - line 118 - Đội Tuyên truyền Hỗ trợ Người nộp thuế & Quản lý ấn chỉ
Địa chỉ: 152-154 Võ Văn Tần, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3